10% du chiffre d’affaires des entreprises est consacré à la gestion de documents. La révolution de la dématérialisation ne fait que commencer. Selon Gartner, elle permettra à terme de réduire ces coûts de 80% et de doper la productivité métier. Et s’il était possible d’être parmi les premiers à en profiter pour booster vos opérations métiers et votre efficience ?

LA SOLUTION
Déployez des solutions de dématérialisation de nouvelle génération, permettant de fluidifier vos flux d’information, d’optimiser vos processus métiers, de valoriser votre capital d’information, tout en garantissant une parfaite conformité juridique.
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COMMENT COMMENCER ?
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Numérisez un ensemble de procédures

L’enjeu : améliorer le service rendu, réduire les coûts et les délais et transformer des procédures papiers en procédures numériques (traitements administratifs, paiement, etc…). La solution : Boost > Acquisition, la mise en place de solutions LAD/RAD ou de téléprocédures numériques sécurisées, pour bénéficier de la dématérialisation afin d’offrir des services complémentaires aux utilisateurs, tels que : gestion de compte personnalisée, recommandations, etc. L’atout Bull : les meilleurs partenariats éditeurs et l’expérience de grands projets de dématérialisation critiques, pour les plus grandes organisations. Intéressé ? Demandez à parler avec un expert >

Dématérialisez à 100 % un processus métier !

L’enjeu : optimiser pleinement l’ensemble d’un processus métier (RH, relation client…) en le dématérialisant à 100%. La solution : Boost > Dématérialisation, l’intégration de solutions de dématérialisation de bout en bout, depuis la numérisation jusqu’aux téléprocédures, à la GED, à l’archivage, et à l’optimisation du processus métier. L’atout Bull : l’expérience de grands projets de dématérialisation et la maîtrise fine de l’ensemble des technologies associées. Intéressé ? Demandez à parler avec un expert >

Mettez en place l’archivage à valeur probante !

L’enjeu : répondre aux contraintes légales et de productivité en gérant sur la durée le cycle de gestion de l’information pour l’ensemble du SI ! La solution : Boost > Archivage, mettre en place une solution d’archivage à valeur probante unifiée, en sortie des différentes solutions de GED mises en place auprès des métiers. L’atout Bull : l’expérience de grands projets d’archivage et la maîtrise fine de l’ensemble des technologies associées, du stockage à la GED et la sécurité. Intéressé ? Demandez à parler avec un expert >

A L’AUBE D’UNE NOUVELLE ERE : LA DEMATERIALISATION NE FAIT QUE COMMENCER

Interview de Michel Rauche, en charge de l’offre Dématérialisation à Bull International Business Development.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation ?

Aujourd’hui plus que jamais, le coeur des entreprises, c’est l’information métier. La dématérialisation est donc un accélérateur de productivité. Un collaborateur consacre plus de 20 % de son temps à la recherche d’information. C’est aussi un levier d’optimisation des processus opérationnels, internes comme externes (gestion de dossiers client, RH ou usager, traitement de factures,…). Les impacts économiques sont énormes. Ainsi par exemple, si le traitement d’une facture papier coûte 10 €, celui d’une facture électronique seulement 3€… A cela, s’ajoutent des enjeux d’archivage patrimoniaux (préservation du capital d’information) et règlementaires. En cas de demande ou de contestation, il faut aussi pouvoir fournir l’historique, justifier des droits et obligations des personnes physiques ou morales, publiques ou privées. La dématérialisation est au cœur de ces enjeux. Ce n’est pas un sujet nouveau. On en parle depuis longtemps. Pour autant, si les années Internet ont été marquée par l’émergence du concept de « zéro papier » (avec les premières grandes télé-procédures comme Tele-IR, Tele-TVA… dont Bull a été un des principaux acteurs) et de l’archivage, le marché aborde aujourd’hui une 2e étape : optimiser tout le cycle de l’information, en lien avec les processus métiers. Le défi : passer du « Scan to Archive » au « Scan to Process ». C’est une nouvelle étape fondamentale dans la transition numérique.

Quelles sont les best practices de cette nouvelle étape de la dématérialisation ?

On pourrait penser que la dématérialisation est un projet essentiellement « technique » : gestion électronique de document, stockage, archivage… Ce serait toutefois un tort d’aborder le sujet par ce biais là. En effet, l’objectif n’est pas de répliquer en numérique les processus de l’ère papier. Il faut réinventer une efficacité nouvelle. Lancer un projet de dématérialisation, c’est donc adresser « 3 projets en 1 » : un projet IT/Infrastructure, bien sur, mais surtout un projet d’optimisation métier, et un projet d’accompagnement humain. Aujourd’hui, les retours d’expériences pointent sur des pratiques fondamentales.
En premier lieu, il faut une réflexion métier/juridique/organisationnelle approfondie. Cela nécessite d’impliquer tous les acteurs concernés pour définir les bons processus, de s’adosser notamment à des référents qualités, sécurité, juridiques et donc de s’assurer d’un soutien hiérarchique au plus haut niveau.
En second lieu, il est préférable d’aborder un projet de manière itérative. Par exemple de commencer à mettre en place une solution pour une première application versante simple, et d’en recueillir l’adhésion. Puis de connecter progressivement de nouvelles applications. Il faut aussi veiller à faciliter l’interopérabilité en s’appuyant sur des standards ouverts, maîtriser les aspects sécurité et porter une attention particulière à la reprise des données.
En troisième lieu, l’accompagnement du changement doit être abordé (étude d’impact, plan de communication, plan de formation,..). Définir dès le départ des indicateurs de mesure est enfin essentiel pour évaluer le ROI effectif, identifier les points forts et les points à améliorer. En effet, la dématérialisation est un processus d’amélioration continue.

Beaucoup d’organisations ont aujourd’hui des projets de dématérialisation. Quelles sont les perspectives à moyen terme?

Après les télé-services, puis le développement de la Gestion Electronique de Document, la tendance actuelle est au développement de l’archivage à valeur probatoire. Peu de projets sont encore réellement opérationnels, mais la généralisation n’est plus très éloignée. Bull est un des pionniers dans ce domaine, avec plusieurs réalisations innovantes, sur site ou en mode cloud. Nous voyons d’ailleurs cette mutualisation comme une tendance forte pour l’avenir. Pour le secteur public en France, il existe quelques très grands projets d’archivage électronique : la BNF avec le projet SPAR, la plateforme Atlas de la DGFIP, la plateforme PAC du CINES, le projet APEnet porté par le SIAF… et des réflexions importantes en cours comme par exemple celle du projet ARCHIPEL de la Défense.
Comme le préconise le rapport Quinet il est possible de voir bientôt la création d’un organisme interministériel de pilotage des archives, afin de rationaliser et de mutualiser au maximum ce qui peut l’être. Pour les plus petites structures – PME ou les collectivités – la réponse passera très certainement par le Cloud sécurisé. C’est un domaine sur lequel Bull innove, et fait partie des premiers acteurs référencés en France. Enfin, l’écosystème du cycle de vie de l’information peut s’enrichir aussi par l’essor de nouvelles offres comme le développement de coffres-fort électroniques (des initiatives telle que MonServicePublic, auquel Bull contribue), l’Open Data ou le decommissionnement d’applications. Ces offres ont vocation à se développer en s’appuyant sur l’identité numérique et l’interopérabilité des systèmes…
La dématérialisation, et plus globalement le management de la donnée sécurisée, doit s’ouvrir à de nombreux services.

Envie d’en savoir plus? Vous souhaitez savoir ce que Bull pourrait faire pour vous ? Demandez un entretien avec Michel Rauche ou un autre expert ‘Dématérialisation’ de Bull >